Politique des données personnelles OCP PHOENIX

Date : 01/02/2024

Table des matières

• 1. Qui sommes-nous ?
  • 1.1 Responsable du traitement
  • 1.2 Notre délégué à la protection des données
• 2. Les données à caractère personnel que nous traitons
• 3. Les finalités et les bases juridiques de nos traitements de données
  • 3.1 Les finalités de nos traitements
  • 3.2 Les fondements juridiques de nos traitements
• 4. Les destinataires de vos données
• 5. Les transferts de vos données
• 6. Les durées pour lesquelles nous conservons vos données
• 7. Les droits qui vous sont reconnus
  • 7.1 Votre droit à l'information
  • 7.2 Votre droit d'accès et à la rectification de vos données
  • 7.3 Votre droit à l'effacement de vos données
  • 7.4 Votre droit à la limitation des traitements de données
  • 7.5 Votre droit de vous opposer aux traitements de données
  • 7.6 Votre droit à la portabilité de vos données
  • 7.7 Votre droit de retirer votre consentement
  • 7.8 Votre droit d'introduire un recours
  • 7.9 Votre droit de définir des directives post-mortem
  • 7.10 Les modalités d'exercice de vos droits
• 8. Sécurité
• 9. Mise à jour de la présente politique de confidentialité
• 10. Cookies

PHOENIX OCP a pour ambition d'être une entreprise qui contribue à un environnement plus responsable et porte des valeurs d'intégrité et respect.

Nous apprécions la confiance dont nos clients et nos partenaires commerciaux nous font preuve en nous confiant leurs données et informations.

Nous avons à cœur de construire avec nos clients et nos partenaires commerciaux des relations fortes et durables, fondées sur la confiance, le respect et l'intérêt mutuel.

Conformément à cette philosophie, la protection de vos données personnelles est essentielle à nos yeux et nous souhaitons vous informer par l'intermédiaire de la présente politique de protection des données personnelles de la manière dont nous collectons et traitons vos données.

1. QUI SOMMES-NOUS ?

1.1 Responsable du traitement

Les informations suivantes vous sont communiquées afin que vous puissiez prendre connaissance des engagements en matière de protection des données à caractère personnel de la société :

• PHOENIX OCP, société par actions simplifiée, 2 rue Galien 93400 Saint Ouen agissant en qualité de responsable de traitement de vos données personnelles.

1.2 Contact du Délégué à la protection des données

PHOENIX OCP

Adresse : BP Données Personnelles - 2 rue Galien 93587 Saint-Ouen cedex

Email : dataprotection@phoenixocp.fr

2. Les données à caractère personnel que nous traitons

Une donnée à caractère personnel désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable, appelée « personne concernée ».

Une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant (tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs facteurs spécifiques au physiologique, identité génétique, génétique, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique).

Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel, PHOENIX OCP collecte et traite notamment les catégories de données suivantes :

• Coordonnées du (des) représentant(s) de la pharmacie ;
• Services souscrits pour la pharmacie ;
• L'historique des demandes passées par la pharmacie ;
• Certaines informations marketing (par exemple segmentation) et informations logistiques de la pharmacie (commandes, ventes, etc.), rapports sur les ventes, réclamations et demandes d'information, campagnes d'appel ;
• L’historique des réclamations formulées par le personnel de la pharmacie ;
• Le suivi des réclamations formulées par le personnel de la pharmacie

Nous pouvons recueillir des données personnelles notamment :

• par le biais des contrats et services souscrits ;
• via nos sites internet et nos applications, en fonction de l’outil que vous choisissez pour naviguer sur le site, à savoir :
  • Le site www.moncompteocp.fr ;
  • Le site Pharmactiv : www.pharmactiv.com ;
  • Le e-data www.edata-ocp.fr
  • Le e-doc www.edocuments.fr
  • La Web boutique Dépotrade www.depotrade.com ; www.deporef.fr ; www.capouestpartage.fr
  • La Web boutique Etradi : www.etradi.fr ; www.tradiref.fr ; www.etractiv.fr
• par le biais de vos demandes crées sur le site, des documents que vous télécharger sur le site, et des centres d'appel ;
• ou lorsque vous nous les donnez de manière volontaire, notamment pour la présentation de services ou lors d'enquête de satisfaction.

3. LES FINALITÉS ET LES BASES JURIDIQUES DE NOS TRAITEMENTS DE DONNÉES

3.1 Les finalités de nos traitements

Les traitements que nous mettons en œuvre le sont pour assurer les finalités suivantes :

• la gestion et le suivi des demandes de renseignements formulées par les pharmaciens et des réponses à y apporter ;
• la gestion et le suivi des commandes, la gestion du service après-vente et de façon générale la gestion commerciale et financière de nos clients :
• le suivi et les statistiques des réclamations ;
• la gestion et le suivi de nos offres et services ;
• la communication d’informations relatives à vos commandes ;
• la gestion et le bon fonctionnement de nos sites internet et applications.

3.2 Les fondements juridiques de nos traitements

Nous ne mettons en œuvre des traitements de données que si au moins l'une des conditions suivantes est remplie :

• votre consentement aux opérations de traitement a été recueilli ;
• l'existence de notre intérêt légitime, ou de celui d'un tiers, qui justifie que nous mettions en œuvre le traitement de données à caractère personnel concerné ;
• l'exécution d'un contrat qui nous lie à vous nécessite que nous mettions en œuvre le traitement de données à caractère personnel concernée ;
• nous sommes tenus par des obligations légales et réglementaires qui nécessitent la mise en œuvre du traitement de données à caractère personnel concerné.

4. LES DESTINATAIRES DE VOS DONNÉES

Les données à caractère personnel que nous collectons, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, nous sont destinées en notre qualité de responsable du traitement.

Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données. Nos prestataires de services peuvent être destinataires de ces données pour réaliser les prestations que nous leur confions. Certaines données personnelles peuvent être adressées à des tiers ou à des autorités légalement habilitées et ce pour satisfaire nos obligations légales, réglementaires ou conventionnelles.

Vos données à caractère personnel peuvent faire l'objet d'un rapprochement, d'une mutualisation ou d'un partage entre les entités de Groupe PHOENIX OCP dont notamment COMPTOIR PHARMACEUTIQUE MEDITERRANEEN, DEPOTRADE, PHARMACTIV DISTRIBUTION, GROUPE PHR, RESEAU SANTE.

Elles pourront être communiquées à ces entités pour des finalités visées aux présentes. Ces opérations sont réalisées sur la base d'instruments conformes à la réglementation applicable et aptes à vous assurer la protection et le respect de vos droits.

5. LES TRANSFERTS DE VOS DONNÉES

Nous transférons vos données à caractère personnel vers des partenaires et sous-traitants situés dans les pays suivants :

• Partenaires, autres entités du Groupe Phoenix, sous-traitants : Allemagne.

Chacun de ces transferts est encadré par des instruments juridiques conformes au cadre juridique applicable. En effet les transferts réalisés vers ces pays sont encadrés par les mesures de garantie appropriées suivantes :

• des clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne ;

6. LES DURÉES POUR LESQUELLES NOUS CONSERVONS VOS DONNÉES

Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. En conséquence, nous définissons les durées de conservation pour la stricte durée nécessaire au traitement, conformément à notre politique relative aux durées de conservation et aux durées de prescriptions légales applicables à la relation commerciale.

7. LES DROITS QUI VOUS SONT RECONNUS

7.1 Votre droit à l'information

Vous reconnaissez que la présente politique vous informe des finalités, du cadre légal, des intérêts, des destinataires ou catégories de destinataires avec lesquels sont partagées vos données personnelles, et de la possibilité d'un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale.

En plus de ces informations et dans l'objectif de garantir un traitement équitable et transparent de vos données, vous déclarez avoir reçu des informations complémentaires concernant :

• la durée de conservation de vos données personnelles ;
• l'existence des droits qui sont reconnus à votre bénéfice et des modalités de leur exercice.

Si nous souhaitons traiter vos données pour des finalités autres que celles indiquées, toutes les informations relatives à ces nouvelles finalités vous seront communiquées dans les conditions prévues par la réglementation applicable.

7.2 Votre droit d'accès et à la rectification de vos données

Vous disposez du droit d'accéder et/ou de faire rectifier vos données personnelles.

A ce titre, vous pouvez obtenir la confirmation du traitement de vos données personnelles et lorsqu'elles le sont, vous disposerez de l’accès à vos données ainsi qu’à l’information concernant :

• les finalités du traitement ;
• les catégories de données personnelles concernées ;
• les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que les organisations internationales auxquels les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers;
• lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n'est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
• la possibilité d’exercer vos droits de demander au responsable du traitement, en plus du droit d’accès, la rectification ou l'effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, d'un droit à la portabilité de vos données, du droit de vous opposer à ce traitement, de retirer votre consentement le cas échéant et le droit de définir des directives post-mortem ;
• le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle ;
• des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;
• l'existence d'une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l'importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.

Vous pouvez nous demander que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.

7.3 Votre droit à l'effacement de vos données

Vous pouvez nous demander l'effacement de vos données personnelles lorsque l'un des motifs suivants s'applique :

• les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d'une autre manière ;
• vous retirez le consentement préalablement donné ;
• vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu'il n'existe pas de motif légal audit traitement ;
• le traitement de données personnelles n'est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable ;

Néanmoins, l'exercice de ce droit ne sera pas possible lorsque la conservation de vos données personnelles est nécessaire au regard de la législation ou de la réglementation et notamment par exemple pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

7.4 Votre droit à la limitation des traitements de données

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.

7.5 Votre droit de vous opposer aux traitements de données

Vous avez le droit de vous opposer à un traitement de données personnelles vous concernant lorsque le traitement est fondé sur l'intérêt légitime du responsable du traitement.

7.6 Votre droit à la portabilité de vos données

Vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles.

Les données sur lesquelles peut s'exercer ce droit sont :

• les données personnelles déclaratives ainsi que les données personnelles de fonctionnement évoquées précédemment ;
• les données personnelles qui ne portent pas atteinte aux droits et libertés de tiers telles que celles protégées par le secret des affaires.

Ce droit est limité aux traitements basés sur le consentement ou sur un contrat ainsi qu'aux données personnelles que vous avez personnellement générées.

Ce droit n'inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par PHOENIX OCP.

7.7 Votre droit de retirer votre consentement

Lorsque les traitements de données sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n'importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données à caractère personnel sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause.

7.8 Votre droit d'introduire un recours

Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

7.9 Votre droit de définir des directives post-mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès et ce auprès d'un tiers de confiance, certifié et chargé de faire respecter la volonté du défunt conformément aux exigences du cadre juridique applicable.

7.10 Les modalités d'exercice de vos droits

Tous les droits énumérés ci-avant peuvent être exercés par mail adressé à l'adresse : dataprotection@phoenixocp.fr ou par courrier accompagné d'une copie d'un document d'identité adressé à PHOENIX OCP, DPO, 2 rue Galien, 93587 SAINT OUEN cedex.

8. Sécurité

La sécurité des données personnelles est importante pour PHOENIX OCP.

Conformément aux obligations légales PHOENIX OCP conserve ces informations dans des conditions de sécurité renforcées et selon des durées limitées dans le temps proportionnelles aux finalités pour lesquelles vous nous les avez communiquées.

PHOENIX OCP suit les normes conformes à l’état de l’art en la matière pour protéger les données personnelles qui lui sont soumis, lors de la transmission et pendant toute la durée de la conservation.

9. Mise à jour de la présente politique de confidentialité

La présente politique est susceptible d'être modifiée ou aménagée à tout moment par PHOENIX OCP. Vous êtes invités à la consulter régulièrement.

Dernière modification : le 01/02/2024.

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